CARA KERJA EDI

Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni pesan standar, perangkat lunak EDI (EDI Converter), dan komunikasi. Sebelum melangkah lebih jauh saya ingin menerangkan ketiga komponen dasar EDI. Pertama, Pesan standar pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll.

Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set. Jadi, transaction set adalah analogi elekronik dari kertas/form dokumen bisnis.

Salah satu ciri utama dalam EDI, pada dasarnya pertukaran data terjadi antar aplikasi komputer, sehingga tidak hanya antar komputer. Akibatnya intervensi hanya manusia (pengguna) terjadi pada aplikasi komputer ini, sedangkan sisanya seperti proses pengiriman dan interpretasi data dapat dilakukan oleh komputer. Berbeda dengan facsimile dan e-mail, dalam EDI yang dipertukarkan harus terstruktur sehingga dapat dibaca dan diinterpretasikan oleh komputer. Dalam facsimile dan e-mail data tidak terstruktur sehingga data hanya bisa diinterpretasikan oleh manusia. Kedua, Perangkat lunak EDI berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.

Ketiga, Komunikasi. Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai kecepatan transmisi yang sama, (3) menyediakan line telepon pada saat yang sama.

Dengan bertambahnya rekan bisnis, maka komunikasi berbentuk point-to-point makin susah untuk di-manage, oleh karena itu dalam perkembangannya akan lebih mudah bila memakai jasa pihak ketiga, yaitu Vale Added Network (VAN). VAN adalah penyedia network di mana setiap pelanggan-pelanggannya mempunyai mailbox pada perusahaan VAN tersebut. Mailboxing ini memungkinkan pengiriman transaction set ke mailbox rekan bisnis. Dengan cara ini pesan-pesan EDI dibawa oleh e-mail. Komunikasi via VAN menghindari keterbatasan-keterbatasan yang ada pada point-to-point. Beberapa VAN juga menyediakan bantuan implementasi berupa consulting, softaware dan training rekan bisnis. Untuk seccurity transfer data VAN memberikan jaminan kepada pelanggan-pelanggan dengan cara-cara sebagai berikut:

Access ke VAN memerlukan password dan IDs; Validasi relasi dagang untuk memastikan hanya pelanggan yang berhak yang bisa menerima pesan-pesan atau dokumen-dokumen; VAN mencek integritas dari pesan-pesan EDI. Ini diimaksudkan untuk memastikan agar pesan-pesan yang dikirimkan sesuai dengan standar yang dipakai. Penerapan EDI di Internet

Penggunaan EDI di internet bisa dibilang masih baru, namun teknologi dan service telah berkembang dengan cepat. VAN yang ada sekarang sudah terhubung ke internet untuk memberikan service ke pelanggan-pelanggan (misalnya iklan sebuah produk). Sebuah perusahaan pelanggan VAN dapat melakukan transaksi EDI dengan sebuah perusahaan lain yang terhubung ke internet. Pesan-pesan EDI dapat diselipkan ke dalam Internet E-mail.

Perusahaan-perusahaan yang sama-sama terhubung ke Internet juga dapat melakukan transaksi EDI. Kedua perusahaan yang bertransaksi harus sepakat dengan Internet protokol apa yang akan dipakai untuk pertukaran pesan-pesan EDI:

Pengiriman-pesan dengan e-mail. Ini cara yang paling simpel dan paling banyak dipakai. Khususnya untuk menyelipkan pesan-pesan EDI bisa dipakai spesifikasi IETF-MIME dan kedua rekan dagang harus sepakat dengan metode encryption untuk pengamanan pengiriman e-mail, misalnya PEM atau PGP. Pengiriman pesan-pesan EDI dengan FTP. Untuk pertukaran pesan-pesan EDI dengan FTP, sebuah account harus dibuat untuk setiap rekan dagang untuk FTP login, inclusif password. Pesan-pesan EDI disimpan di sebuah file, dan rekan dagang membuat perjanjian untuk penamaan file-file dan direktori dimana pesan-pesan disimpan.

source : agungsr.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12526/EDI.pdf