MANFAAT SISTEM INFORMASI BAGI BISNIS

Era bisnis sekarang adalah era dimana arus informasi memegang peranan sangat vital dibandingkan arus barang.

Sehebat dan sebesar apapun seorang pebisnis memonopoli arus barang, hal tersebut tidak berarti apa-apa jika dia tidak memiliki informasi yang akurat, terkini, mudah diakses dan terkendali dalam menguasai distribusinya.

Oleh sebab itu maka salah satu aset perusahaan bisnis modern yang sangat berharga adalah sistem informasi yang memiliki tingkat respon tinggi serta fokus kepada para penggunanya dari segala aspek.

Sistem informasi yang dibangun dengan baik dan benar antara lain dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi stok material produksi, menghilangkan kegiatan yang tidak memiliki manfaat (nilai tambah), meningkatkan layanan dan kepuasan pelanggan, mengkoordinasikan setiap bagian dalam perusahaan serta meningkatkan kualitas kebijakan manajemen.

Sedangkan secara umum manfaat-manfaat tersebut dapat dikategorikan sebagai manfaat berwujud (tangible benefit) dan manfaat tak berwujud (intangible benefit).

Manfaat Berwujud (tangible benefit)

Sebuah sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik akan memberikan manfaat berwujud yang secara faktual dapat dilihat pergerakannya melalui pendapatan yang diraih serta biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Indikator dari keberhasilan/manfaat yang berdampak pada peningkatan pendapatan adalah meningkatnya penjualan dalam pasar yang sudah ada serta perluasan ke pasar yang baru.

Sistem informasi yang baik dapat digunakan tidak hanya untuk penyimpanan data secara elektronik saja tetapi harus mampu mendukung proses analisis yang diperlukan oleh manajemen.

Sehingga dengan dukungan sistem informasi yang baik maka dapat diperoleh informasi yang akurat, terpercaya, mutakhir dan mudah diakses mengenai kondisi penjualan perusahaan.

Dengan adanya laporan yang tersaji dengan cepat dan setiap saat dapat diakses tersebut maka keputusan-keputusan yang diambil pun dapat lebih cepat dan presisi terhadap dinamika pasar yang ada.

Sedangkan dari sisi pengurangan biaya dapat dilakukan analisis faktual atas pengurangan jumlah sumber daya manusia yang dilibatkan dalam bisnis, pengurangan biaya operasional seperti pasokan maupun overhead, pengurangan barang/material dalam stok gudang, pengurangan biaya pemeliharaan dan penyediaan perlengkapan yang tidak terlalu mahal.

Contoh dari pengurangan jumlah sumber daya manusia adalah dalam proses pencatatan transaksi keuangan. Jika sebelumnya proses di akunting harus dikelola minimalnya oleh lima orang maka dengan implementasi SIA (sistem informasi akuntansi) yang baik cukup dikerjakan oleh satu orang saja.

Hal ini disebabkan dengan SIA yang terintegrasi maka setiap proses pembukuan dapat diproses langsung dari masing-masing bagian terkait tanpa harus melalui proses pengisian ulang data.

Selain itu secara otomatis dengan penerapan SIA maka laporan-laporan keuangan dapat disajikan berdasarkan data-data transaksi tersebut tanpa re-entry.

Masalah penumpukan pasokan material produksi yang selama ini sering menjadi beban aktiva perusahaan dengan penerapan modul SCM (supply chain management) dalam sistem informasi yang dikembangkan sangat membantu memecahkan masalah tersebut.

Dengan dukungan SCM yang baik maka penumpukan stok material produksi dapat ditekan seminimal mungkin. Dimana perusahaan cukup memesan kepada para pemasok hanya pada saat mencapai batas minimum persediaan.

Harga yang didapat pun bisa sangat kompetitif karena diperoleh dari beberapa pemasok sehingga tentunya hal ini sangat menguntungkan perusahaan.

Penekanan pada jumlah tenaga kerja tentunya berdampak pada turunnya jumlah investasi perlengkapan yang harus diinvestasikan yang berdampak pula pada turunnya biaya pemeliharaan.

Manfaat Tak Berwujud (intangible benefit)

Seringkali manfaat tak berwujud inilah yang menjadi titik kritis pada jalannya roda bisnis sebuah perusahaan.

Karena bersifat tak berwujud, aspek-aspek berikut seringkali diabaikan atau tidak terlacak resistensinya, yaitu:

1. Peningkatan kepuasan konsumen
Misalkan Anda datang ke sebuah toko swalayan. Mana yang kira-kira akan Anda pilih sebagai tempat berbelanja, toko yang waktu antrian di kasirnya lebih singkat atau sebaliknya?
Tentunya Anda akan memilih yang pertama sekalipun mungkin harus membayar sedikit lebih mahal dibandingkan dengan toko kedua.
Ternyata toko pertama sudah menerapkan sistem informasi penjualannya yang lebih cepat dalam pemrosesan dan kemudahan pemasukan datanya.
2. Peningkatan kepuasan karyawan
Seringkali muncul dari pihak karyawan yang merasa haknya tidak terpenuhi seperti misalkan insentif lemburnya.
Ternyata hal ini terjadi akibat kesalahan perhitungan pihak manajemen yang masih melakukannya secara manual atau dengan sistem pemasukan ulang data.
Padahal jika misalkan perusahaan menyediakan sistem absensi yang terintegrasi dalam sistem informasi kepegawaian dan SIA maka secara otomatis dapat dibuat laporan insenstif yang lebih akurat dan benar.
Hal tersebut baru salah satu contoh di luar misalkan perhitungan angka kredit, hak cuti, jenjang karier, pendidikan dan latihan, dsb.
3. Peningkatan mutu dan jumlah informasi
Informasi adalah komponen penting di jaman bisnis sekarang. Anda yang kuasai informasi akan bertindak lebih responsif terhadap perubahan dan tren di masa depan.
Penerapan sistem informasi yang baik tentunya akan menghasilkan laporan-laporan hasil kompilasi data yang dikelola oleh database yang berkualitas serta menyeluruh.
Hal tersebut dapat diwujudkan karena setiap proses pembuatan laporan tersebut dieksekusi secara otomatis oleh mesin komputer.
4. Peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen
Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap pengambilan keputusan sangat bergantung kepada informasi yang mendukung kebijakan yang akan diambil tersebut.
Hal tersebut hanya dapat terwujud jika sistem informasi dapat menyajikan informasi yang relevan, akurat, terkini dan dapat diambil setiap saat.
5. Peningkatan mutu dan jumlah respon atas kondisi pesaing
Aspek intelijen bisnis adalah hal yang sangat penting sejak kurun waktu yang lama dengan berbagai format dan keperluannya.
Untuk mencapai titik respon yang cepat dan tepat atas dinamika para pesaing maka diperlukan sistem informasi yang mampu mengumpulkan, menganalisis dan mengkompilasi informasi yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan di perusahaan.
6. Peningkatan efisiensi dan keluwesan operasional
Pemilik bisnis mana yang tidak menginginkan ini?
Semakin efisien dan luwesnya sebuah operasional maka hal ini menunjukkan semakin rendahnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankannya.
Hal tersebut dapat dicapai karena dipangkasnya rantai birokrasi dalam perusahaan setelah implementasi sistem informasi yang baik.
7. Peningkatan mutu komunikasi internal dan eksternal
Sebuah sistem informasi yang baik tentunya harus didukung oleh sistem jaringan komunikasi data elektronik yang handal juga.
Dengan penerapan sistem informasi yang baik maka setiap pihak baik di dalam maupun di luar perusahaan dapat bertukar informasi secara lebih efektif dan efisien.
8. Peningkatan mutu perencanaan
Perencanaan adalah proses yang penting bagi bisnis. Namun apapun perencanaan yang akan dibuat maka tentunya diperlukan dukungan informasi yang memadai dalam melaksanakannya.
Jika tidak maka perencanaan tersebut dapat kehilangan arah dan tidak mencapai sasarannya karena kesalah informasi yang menjadi basisnya.
9. Peningkatan mutu pengendalian dan pengawasan
Dengan sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik maka setiap aktivitas di dalam lingkungan bisnis dapat terus-menerus dipantau.
Pemantauan tersebut tentunya berdampak pada peningkatan pengendalian atas setiap prosedur dan kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan.

source : http://www.setiabudi.name/archives/373

E-COMMERCE

Electronic Commerce (Perniagaan Elektronik), sebagai bagian dari Electronic Business (bisnis yang dilakukan dengan menggunakan electronic transmission), oleh para ahli dan pelaku bisnis dicoba dirumuskan definisinya. Secara umum e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan/perniagaan barang atau jasa (trade of goods and service) dengan menggunakan media elektronik. Jelas, selain dari yang telah disebutkan di atas, bahwa kegiatan perniagaan tersebut merupakan bagian dari kegiatan bisnis. Kesimpulannya, "e-commerce is a part of e-business".

Media elektronik yang difokuskan dalam hal penggunaan media internet. Pasalnya, penggunaan internetlah yang saat ini paling popular digunakan oleh banyak orang, selain merupakan hal yang bisa dikategorikan sebagai hal yang sedang ‘booming’. Perlu digarisbawahi, dengan adanya perkembangan teknologi di masa mendatang, terbuka kemungkinan adanya penggunaan media jaringan lain selain internet dalam ecommerce. Jadi pemikiran kita jangan hanya terpaku pada penggunaan media internet belaka.

Dari apa yang telah diuraikan di atas, dengan kata lain; di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan/perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet. E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menyangkut konsumen (consumers), manufaktur (manufactures), service providers dan pedagang perantara (intermediaries) dengan menggunakan jaringan-jaringan komputer (komputer networks) yaitu internet. Julian Ding dalam bukunya Ecommerce: Law & Practice, mengemukakan bahwa e-commerce sebagai suatu konsep yang tidak dapat didefinisikan. E-commerce memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda.

Sedangkan Onno W. Purbo dan Aang Wahyudi yang mengutip pendapatnya David Baum, menyebutkan bahwa: “e-commerce is a dynamic set of technologies, aplications, and business procces that link enterprises, consumers, and communities through electronic transaction and the electronic exchange of goods, services, and information”. Bahwa e-commerce merupakan suatu set dinamis teknologi, aplikasi dan proses bisnis yang menghubungkan perusahaan, konsumen dan komunitas melalui transaksi elektronik dan perdagangan barang, pelayanan dan informasi yang dilakukan secara elektronik.

E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lain, antara perusahaan dengan pelanggan (customer), atau antara perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan public. Jika diklasifikasikan, sistem e-commerce terbagi menjadi tiga tipe aplikasi, yaitu:

1.Electronic Markets (EMs). EMs adalah sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan/menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan adalah terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal waktu. Sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan lebih banyak.

2.Electronic Data Interchange (EDI). EDI adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi reguler yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”. EDI sangat luas penggunaannya, biasanya digunakan oleh kelompok retail yang besar ketika melakukan bisnis dagang dengan para supplier mereka. EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia. Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

3.Internet Commerce. Internet commerce adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk perdagangan. Kegiatan komersial ini seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet antara lain pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirim melalui pos atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening

penjual. Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan terbukti mempunyai keuntungan antara lain untuk beberapa produk tertentu lebih sesuai ditawarkan melalui internet; harga lebih murah mengingat membuat situs di internet lebih murah biayanya dibandingkan dengan membuka outlet retail di berbagai tempat; internet merupakan media promosi perusahaan dan produk yang paling tepat dengan harga yang relatif lebih murah; serta pembelian melalui internet akan diikuti dengan layanan pengantaran barang sampai di tempat pemesan.

source : agungsr.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12526/EDI.pdf

CARA KERJA EDI

Pada dasarnya EDI terdiri dari tiga komponen utama, yakni pesan standar, perangkat lunak EDI (EDI Converter), dan komunikasi. Sebelum melangkah lebih jauh saya ingin menerangkan ketiga komponen dasar EDI. Pertama, Pesan standar pada dasarnya berisikan teks (text) yang memuat informasi dan rule sebagai penterjemah dari satu atau lebih dokumen bisnis. Contoh dari pesan standart adalah Uniform Communication Standar (UCM) yang mendefinisikan lebih kurang 15 tipe dokumen elektronik diantaranya; purchase order, promotion announcement, price change, invoice, dll.

Sedangkan rule dalam EDI lazimnya bekerja dalam bentuk kelompok. Sekumpulan rules untuk memformat sebuah dokumen elektronik disebut transaction set. Jadi, transaction set adalah analogi elekronik dari kertas/form dokumen bisnis.

Salah satu ciri utama dalam EDI, pada dasarnya pertukaran data terjadi antar aplikasi komputer, sehingga tidak hanya antar komputer. Akibatnya intervensi hanya manusia (pengguna) terjadi pada aplikasi komputer ini, sedangkan sisanya seperti proses pengiriman dan interpretasi data dapat dilakukan oleh komputer. Berbeda dengan facsimile dan e-mail, dalam EDI yang dipertukarkan harus terstruktur sehingga dapat dibaca dan diinterpretasikan oleh komputer. Dalam facsimile dan e-mail data tidak terstruktur sehingga data hanya bisa diinterpretasikan oleh manusia. Kedua, Perangkat lunak EDI berfungsi sebagai sebagai penterjemah dari pesan standar EDI ke dalam internal file format perusahaan penerima. Perangkat lunak EDI harus terintegrasi dengan aplikasi bisnis yang dipakai.

Ketiga, Komunikasi. Komunikasi dalam EDI tentu sangat berbeda dengan komunikasi yang kita bersifat konvensional. Hal ini disebabkan komunikasi di EDI dilakukan melalui antar mesin (komputer), sehingga diperlukan infrastruktur komunikasi. Bentuk komunikasi infrastruktur yang mula-mula berkembang adalah transaksi berbentuk point-to-point, yakni hubungan langsung dari dua perusahaan yang bertransaksi. Dalam point-to-point di EDI perusahaan yang bertransaksi memerlukan: (1) menggunakan protokol komunikasi yang sama, (2) mempunyai kecepatan transmisi yang sama, (3) menyediakan line telepon pada saat yang sama.

Dengan bertambahnya rekan bisnis, maka komunikasi berbentuk point-to-point makin susah untuk di-manage, oleh karena itu dalam perkembangannya akan lebih mudah bila memakai jasa pihak ketiga, yaitu Vale Added Network (VAN). VAN adalah penyedia network di mana setiap pelanggan-pelanggannya mempunyai mailbox pada perusahaan VAN tersebut. Mailboxing ini memungkinkan pengiriman transaction set ke mailbox rekan bisnis. Dengan cara ini pesan-pesan EDI dibawa oleh e-mail. Komunikasi via VAN menghindari keterbatasan-keterbatasan yang ada pada point-to-point. Beberapa VAN juga menyediakan bantuan implementasi berupa consulting, softaware dan training rekan bisnis. Untuk seccurity transfer data VAN memberikan jaminan kepada pelanggan-pelanggan dengan cara-cara sebagai berikut:

Access ke VAN memerlukan password dan IDs; Validasi relasi dagang untuk memastikan hanya pelanggan yang berhak yang bisa menerima pesan-pesan atau dokumen-dokumen; VAN mencek integritas dari pesan-pesan EDI. Ini diimaksudkan untuk memastikan agar pesan-pesan yang dikirimkan sesuai dengan standar yang dipakai. Penerapan EDI di Internet

Penggunaan EDI di internet bisa dibilang masih baru, namun teknologi dan service telah berkembang dengan cepat. VAN yang ada sekarang sudah terhubung ke internet untuk memberikan service ke pelanggan-pelanggan (misalnya iklan sebuah produk). Sebuah perusahaan pelanggan VAN dapat melakukan transaksi EDI dengan sebuah perusahaan lain yang terhubung ke internet. Pesan-pesan EDI dapat diselipkan ke dalam Internet E-mail.

Perusahaan-perusahaan yang sama-sama terhubung ke Internet juga dapat melakukan transaksi EDI. Kedua perusahaan yang bertransaksi harus sepakat dengan Internet protokol apa yang akan dipakai untuk pertukaran pesan-pesan EDI:

Pengiriman-pesan dengan e-mail. Ini cara yang paling simpel dan paling banyak dipakai. Khususnya untuk menyelipkan pesan-pesan EDI bisa dipakai spesifikasi IETF-MIME dan kedua rekan dagang harus sepakat dengan metode encryption untuk pengamanan pengiriman e-mail, misalnya PEM atau PGP. Pengiriman pesan-pesan EDI dengan FTP. Untuk pertukaran pesan-pesan EDI dengan FTP, sebuah account harus dibuat untuk setiap rekan dagang untuk FTP login, inclusif password. Pesan-pesan EDI disimpan di sebuah file, dan rekan dagang membuat perjanjian untuk penamaan file-file dan direktori dimana pesan-pesan disimpan.

source : agungsr.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12526/EDI.pdf

ELECTRONIC DATA INTERCHANGE

Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.
Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.

EDI adalah satu bentuk “e-commerce” yang secara formal diperkenalkan kepada seluruh masyarakat secara luas dengan menggunakan media komputer di dalam pelaksanaannya.

Standard EDI yang belaku saat ini adalah:

•  SPEC 2000

•  ANSI X12 Standard AS dan Canada

•  EDIFACT (Standard Eropa)

•  IEF

•  Dll

Manfaat EDI

Manfaat EDI secara Umum adalah:

•  Mengurangi kesalahan

•  Mengurangi biaya

•  Meningkatkan efisiensi operasional

•  Meningkatkan kemampuan bersaing

•  Meningkatkan hubungan dengan mitra dagang

•  Meningkatkan pelayanan pelanggan

Selain itu manfaat EDI secara detail adalah:

• Pertukaran informasi data dapat dilakukan antar aplikasi sehingga tidak perlu re –entry data dari sisi penerima dan tidak diperlukan prosews printing dari sisi pengirim
• Penyampaian atau penerimaan informasi dari dokumen lebih cepat dan aman, sehingga pelayanan dapat segera diperoleh tanpa perlu datang ke kantor pabean
• Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan mendukung terbentuknya electronic trading dan EDI merupakan pertukaran data elektronik yang telah disepakati.
  
  
  source : http://romi608.wordpress.com/2009/06/01/edi-electronic-data-interchange/
  
  

IS APPLICATION MODELS IN INDUSTRY (2)

Financial Information System

The financial system is probably the most important single management information system, in the company, and in most companies it is the oldest and the best developed. These systems basically deal with large amounts of data and involve planning in the financial sector. However the budgeting function performed is wholly futuristic. Periodically the management approves a financial plan (the master budget) that assigns responsibility for maintaining incomes, investments and costs within standard limits. These plans are the basis for periodic financial reports and these reports are used by the system for exercising control and for futuristic planning.

    The major operating systems of a company along with their respective functions (Shown in figure above) merge or integrate with the Accounting and Financial Information System to facilitate financial reporting and for management information for planning and control. Moreover, the financial system has a very significant impact on other systems when one considers that the ultimate common denominator of many operating decisions is the dollar. Perhaps, Billing (Invoice Preparation) is the most widely used data processing application among financial information systems.

Production/Operation System Model

            From an operating standpoint, such a system is undoubtedly the most important in a manufacturing company. It crosses all subsystem boundaries and has an effect throughout the company. The production/ Operations system is concerned with information about the physical flow of goods or the production of goods and services. It covers such activities as production planning and control, inventory control and management, purchasing, distribution and transportation.

            Because the quantities of data are so large and the timing of information so essential, the production/operations system is the most adaptable to automation and yields the largest benefits in terms of immediate solution of critical and costly problems. Although other applications (eg. decision-making, total system simulation) may offer greater potential, this functional area usually offers immediate pay-offs.

1. Sales Analysis
2. Engineering
3. Inventory Control and Production Scheduling
4. Production/Operations Facilities
5. Purchasing
6. Financial
7. Sales and Distribution

            Integration of subsystems through the information flow in the production/Operations System (Adapted from : Information systems for modern management by Murdick, Ross, Claggett)

Marketing Management Information System

The basic areas of the marketing function that lend themselves to improvement through information systems include:

(1) Forecasting/Sales planning 

(2) Market research 

(3) Advertising 

(4) Operating and control information : Examples include sales reports and distribution cost reports. A marketing systems should also take into account of the necessity elsewhere in the organization concerning for information concerning market sales, and other internal information that affects decisions in other subsystems of the company.

Three types of marketing systems may be summarized as

1. Control systems 

2. Planning systems and 

3. Market research systems.

INPUTS                                                    OUTPUTS

Customer invoices                                     Sales       Profitability

Marketing budgets by product by product

Sales call reports product line product line

Cost reports customer class customer

Inventory reports cost center salesman

Accounts receivable region

Accounts payable salesman

Payroll (marketing)

Manufacturing costs

Annual Reports (customers, suppliers etc.)

Market Research

Analyses done by the system for periodic automated reporting :

-- Life cycle analysis

-- Marketing Personnel Analysis

-- Financial Analysis

Also OUTPUTS of the system include

-- SALES RECAP

-- RECORD SUMMARIES

-- TRANSACTION ANALYSIS

-- EXCEPTION INQUIRIES

(Adapted from : Information systems for modern management by Murdick, Ross, Claggett)

source : http://www.uh.edu/~mrana/try.htm

IS APPLICATION MODELS IN INDUSTRY

An increase in company size results in an increase in information collection, processing and distribution. Hence it becomes necessary to handle many customer accounts and production records with many more interrelationships. In addition to increased information records, information needs and associated difficulties there arises the problem of delegation of authority and responsibilities.

Basic Information System

The basic functions of the company such as production, sales, finance and management functions will not change.

However the introduction of an MIS will facilitate fantastic improvement in the information communications network. The objective of developing or improving a management information system can be stated as below:

1. To provide the type of information environment that will integrate the basic operating functions and
2. To provide management with access to information relative to complex activities in decentralized organizations.

Also, as the company grows and becomes more complex much of the basic functions and information needs remain the same. Some of these internal information needs are shown as below:

1. Accounting Control

2. Plans and budgets

3. Payroll by hourly and salaried groups

4. Inventory of materials, in-process and finished goods

5. Sales by product, salesman , customer and Area

6. Purchasing records, vendors, commitments

7. Distribution-Transportation and warehousing

8. Production by product, customer, cost, overruns and backlog

9. Engineering-new products, schedules, equipment, costs

10. R&D etc. etc.

Although the current trend is to develop IS (with computer applications) in the areas other than the traditional areas, the bulk of information systems lie in the following categories :

Over time, a typical manufacturing company has developed the major information systems shown above. These systems are not separate and distinct; they connect interact and otherwise tie the subsystems of the organization together through the medium of information.


source : http://www.uh.edu/~mrana/try.htm

INFORMATION SYSTEMS MODELLING

System Design

                The basic information model consists of three parts as shown below and the data dictionary. The external models represent the user views of the system. These are brought together into a single global conceptual model as illustrated below. The conceptual model does not take into consideration how the data and processes will be implemented on the computer. This is accomplished through the internal model (shown as 'schemas' and 'programs' in the diagram below)

Stages in IS modeling

As mentioned earlier, we do not design the internal model right away. A conceptual information model is first formulated and this is then translated into an internal model. Also we need to develop two conceptual models

(a) A conceptual data model and

(b) A conceptual process model.

These are then checked for consistency and, any necessary modifications are made to arrive at the data processing model. This is the first level information model. (the data model, the process model and the data processing model) otherwise called first level design.

Second level design is concerned with adapting the first level design to the specific requirements of the processing required. It may be that the first level design consists of so many relations that it would not achieve an acceptable level of performance if it were implemented in that form. Hence the model may need 'flexing' to accommodate the demands of the functions which the information system may support. The result of this is the second level design information model.

The final stage is the third level design where the model is mapped into the internal schemas required by the software being used to implement the system.

The process of moving form first to second to third level design may seem rather long but it is important for a number of reasons. The first level will provide a transaction-independent view of the information content of the system. However it will still be enterprise-dependent because the data model will only reflect the things of interest to that enterprise. The second level design is enterprise or transaction dependent, but is still independent of hardware and software. Hence the second level can be used to evaluate alternative implementations and assist in the selection of hardware and software. Third level design is enterprise, transaction and software dependent.

The process of design is shown in the diagram below. IT is important to note that this process does not equate the design of the entire information system. In particular it does not cover data on establishing the feasibility of an IS, nor on strategic decisions involved in selecting an information area. Similarly nothing is said about the design of forms, codes, screens and reports nor of the techniques for the analysis of the requirements of the users.

source : http://www.uh.edu/~mrana/try.htm

Types of Information Systems

The six major types of information systems corresponding to each organizational level (the four levels shown in figure above) are:

1. Transaction Processing Systems (TPS): serve the operational level of an organization.

2. Knowledge work systems (KWS)

3. Office automation systems (OAS) to serve the knowledge level of an organization.

4. Decision-support systems (DSS)

5. Management information systems (MIS) serve the management level of the organization.

6. Executive support systems (ESS) serve the strategic level of an organization.

(Source: Management Information Systems, Laudon and laudon, http://www.uh.edu/~mrana/try.htm)

INFORMATION SYSTEMS - AN INTRODUCTION

   Basically an Information System handles the flow and maintenance of information that supports a business or some other operation. It contains information about significant people, places and things within the organization or in the environment surrounding it. Information is derived from meaningful interpretation of data.Data consists of the raw facts representing events occurring in the organization before they are organized into an understandable and useful form for humans. 

            An Information System can be defined technically as a set of interrelated components that collect (or retrieve), process, store and distribute information to support decision making and control in an organization. Another definition of an Information system (by Buckingham et al (1987b) is :

            A system which assembles, stores, processes, and delivers information relevant to an organization (or to a society), in such a way that the information is accessible and useful to those who wish to use it, including managers, staff, clients and citizens. An information system is a human activity (social) system, which may or may not involve the use of computer systems. Also, in addition to supporting decision-making, information systems help workers and managers to analyze complex problems, to develop new products and to integrate the various modules and departments. Moreover the 'transmission losses'n inter-departmental communication are reduced considerably leading to better coordination and improved transparency (information sharing) within the organization as a whole.

            Three activities provide the information that organizations need. These activities are Input, Processing and Output. 'Input' consists of acquisition of the 'raw data', which is transformed into more meaningful packets of 'Information' by means of 'Processing'. The processed information now flows to the users or activities also called as 'Output'. The shortcomings are analyzed and the information is sent back to the appropriate members of the organization to help them evaluate and refine the input. This is termed as 'feedback'.

            Examples of 'Information Inputs' would be Transactions, events which would undergo 'processing' in the form of sorting, listing, merging and updating resulting in 'outputs' such as detailed reports, lists and summaries. Another example would be in the manufacturing environment with 'information inputs' such as design specs material requirements and the SOPs (standard operating procedures). These would be 'processed' by the information system by modeling and simulation techniques and would result in standard production models along with the overall cost of the production process which is calculated by the information system from the knowledge base containing material costs, hourly labor costs and other indirect costs. Hence almost totally eliminating a distinct costing function in the scheme of things. 

                However an information system cannot just be broadly described as an Input-Process-output mechanism in vacuum. It is required to provide major organizational solutions to challenges and problems posed in the business environment. Hence a manager needs to be not just computer-literate but also have a good idea of the organizational structure and functions as a whole. This concept is illustrated in the figure on the opening page.

            Also, at the heart of the issue Information systems should not be confused with information technology. They exist independent of each other and irrespective of whether they are implemented well. Information systems use computers (or Information Technology) as tools for the storing and rapid processing of information leading to analysis, decision-making and better coordination and control. Hence information technology forms the basis of modern information systems. 

source : http://www.uh.edu/~mrana/try.htm

The History of Information Systems in Business

Year	Main activities	Skills required
1970s	Mainframe computers were used Computers and data were centralized Systems were tied to a few business functions: payroll, inventory, billing Main focus was to automate existing processes	Programming in COBOL
1980s	PCs and LANs are installed Departments set up own computer systems End-user computing with Word Processors and Spreadsheets makes departments less dependent on the IT department Main focus is automating existing processes	PC support, basic networking
1990s	Wide Area Networks (WANs) become corporate standards Senior management looks for system integration and data integration.  No more stand-alone systems. Main focus is central control and corporate learning	Network support, systems integration, database administration
2000s	Wide Area Networks expand via the Internet to include global enterprises and business partners – supply chain and distribution Senior management looks for data sharing across systems. Main focus is efficiencies and speed in inventory, manufacturing, distribution	Network support, systems integration

 source : http://www.uwosh.edu/faculty_staff/wresch/311IShistory.htm